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La procédure doit refléter ce qui se passe réellement dans votre entreprise ou du moins, ce qui devrait s’y passer

Il ne faut surtout pas faire du copier/coller de procédures importées d’ailleurs. Les procédures sont fonction de la culture d’entreprise et devraient être la parfaite illustration de ce que vous faites dans votre entreprise ou de ce que vous devriez y faire.

Une bonne procédure doit refléter les expériences quotidiennes de l’entreprise. Ce que tout le monde fait, ce que tout le monde utilise. Elle doit inclure toutes les étapes, même les plus petites, car, aussi petit que cela puisse paraitre, il peut s’agir du chainon essentiel.

Les procédures ne se créent pas sans leurs utilisateurs !

Vous pouvez être tentés en tant que chef d’entreprise de rédiger des procédures que vous « imposerez » à vos collaborateurs. Ne le faites surtout pas !

Vous devez plutôt dans un premier temps expliquer à votre équipe pourquoi il est nécessaire de rédiger des procédures et ensuite trouver des arguments pour les convaincre de s’impliquer dans leur rédaction et surtout de suivre celles-ci une fois qu’elles seront implémentées.

Les arguments ici pourraient être la « facilitation » de leur travail car elles le rendront plus fluide, plus agréable et surtout, les procédures amélioreront leur productivité, et les interactions avec leurs collègues.

L’implication des utilisateurs dans la rédaction des procédures est le meilleur moyen de s’assurer non seulement qu’elles seront appliquées, mais aussi que tous les paramètres essentiels à l’activité seront pris en compte.

Une bonne procédure est orientée vers l’action

Une bonne procédure est à la fois orientée vers l’action et, vers les résultats.

Quel est le résultat attendu, et quelles sont les actions à entreprendre, étape par étape pour y parvenir. Il faut utiliser des mots d’action, doit, fait….

Considérez votre audience

Avant de rédiger une procédure, il faut penser à ceux qui en seront les utilisateurs. Le public cible peut influer sur son contenu. Si elles sont rédigées pour des experts, elles pourraient contenir un vocabulaire spécialisé et des idées complexes. Si vous vous adressez à des collaborateurs plus techniciens…vous voudrez peut-être définir davantage de termes, fournir des graphiques supplémentaires et, simplifier davantage les étapes.

Schéma d’une procédure

Lorsque vous démarrez, vous avez besoin d’un modèle pour créer une structure cohérente pour toutes vos procédures. Vous pourrez choisir parmi les différents schémas qui existent jusqu’à présent :

• Organigramme : Idéal pour décrire des procédures complexes qui bénéficient d’une représentation visuelle
• Ordre hiérarchique : Utilisé lorsque la procédure nécessite une prise de décision et peut impliquer plusieurs scenari
• Instructions pas à pas : Il est parfait pour les processus simples

Quel que soit le format que vous choisirez, votre procédure doit présenter les caractéristiques suivantes :

• Un titre : Description concise de la procédure
• Identification : Personne l’ayant rédigé, personne ayant approuvé le document, date de création et de mises à jour ultérieurement
• Objet : Brève description de l’objectif final de la procédure
• Champ d’application : Ensemble des activités concernées par la procédure
• Responsabilités : Rôles/Postes qui répondent de l’application de la procédure
• Matériel : Outils nécessaires à l’accomplissement des activités
• Procédure : Ensemble des activités à accomplir pour atteindre le résultat escompté
• Références : Autre document disposant d’informations utile liées directement ou indirectement à la procédure.

_{*Photo by Africa Innovation Network}