Le manuel de procédures d’une entreprise
Le rêve ultime de tout chef d’entreprise est d’avoir des collaborateurs productifs, une communication efficace et une entreprise florissante. Combiner ces trois éléments n’est pourtant pas une chose aisée.
Pour y parvenir, l’entreprise a besoin de règles et de lignes directrices pour gérer les employés et assurer un flux de travail harmonieux. Il s’avère alors nécessaire de se doter d’un manuel de procédures qui va garantir la cohérence des pratiques et la qualité des résultats.
C’est quoi une procédure?
Une procédure est « la marche à suivre, l’ensemble de formalités, de démarches à accomplir pour obtenir tel ou tel résultat ». Larousse
Une procédure dans le domaine de l’entreprise et des affaires désigne une manière spécifiée d’effectuer un ensemble de tâches. Elle représente la mise en œuvre de tout ou d’une partie d’un processus et est destinée à être reproductible. Elle décrit ainsi étape par étape l’enchainement des tâches à réaliser, et les rôles et responsabilités associées. Wikipédia
Une procédure est définie dans ISO 9000 comme « une manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus ».
Une procédure est donc une manière de faire. Elle informe son utilisateur sur la manière dont il doit accomplir son activité, en énumérant les différentes actions à mener, la manière de les mener, les étapes dans lesquelles elles doivent se dérouler et, le moment précis ou elles doivent se dérouler pour obtenir de façon constante, le résultat escompté.
C’est quoi un manuel de procédures?
Un manuel de procédures est un document qui compile, pour chaque activité menée par une organisation les étapes, les intervenants et les outils utilisés pour mener à bien cette activité.
Il s’agit en fait d’un recueil de toutes les procédures établies par l’entreprise pour mener à bien ses activités.
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Pourquoi tenir un manuel de procédures ou plutôt pourquoi rédiger des procédures?
Les procédures permettent d’assurer un mode de fonctionnement identique dans l’entreprise, garantissant ainsi un résultat constant pour une opération donnée. Elles définissent et repartissent les responsabilités pour chacune des taches. Elles doivent permettre en outre de répondre à la question : qui fait quoi.
L’existence de procédures au sein d’une entreprise aide à prévenir les risques. En effet, en édifiant leur utilisateur sur ses responsabilités, sur les outils nécessaires à l’accomplissement de ses taches, les activités à accomplir, l’ordre dans lequel les accomplir, le moment précis pour les accomplir il y a moins de risque que survienne une erreur qui pourrait générer un produit défectueux ou un service non conforme. Les procédures garantissent ainsi la satisfaction permanente des besoins du client et ce de manière efficace et, efficiente car les couts de non-qualité sont réduits.
Les procédures contribuent par ailleurs à diminuer l’impact du départ d’un collaborateur et permettent à son remplaçant, ou à tout nouveau collaborateur d’être plus rapidement opérationnel.
Elles présentent aussi les avantages non négligeables de limiter les conflits entre collaborateurs, étant donné que chacun sait exactement quelles sont ses responsabilités, ce qu’il a à faire, comment et quand le faire ; et d’augmenter la productivité des employés.
*Photo by Africa Innovation Network
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Paula Mafopa
27 avril 2023Très édifiant et cela devrait mettre la puce à l’oreille à nos entreprises du made in cameroon qui comme elles se disent petites ne mettent en place aucune procédure même quand l’activité généré déjà de revenu sous prétexte que les procédures c’est pour les multinationales. Mais pourtant cela montre du sérieux et de l’ambition que le promoteur nourrit pour sa structure.
Surtout et surtout après avoir mis ces procédures en place, veillez aux Respects de celles ci.
Merci à l’équipe solutions auto entrepreneurs pour ce bel article.
TOLALE
20 mai 2023Merci pour votre pertinent commentaire. En effet, toute entreprise qui se veut perenne, ne peut le devenir sans la mise en place de procedures qui garantissent des productions de qualite en permanence. Nous sommes a votre disposition pour vous accompagner dans la redaction de vos procedures, dans l’implementation d’une demarche qualite et pour repondre a toute question que vous vous posez sur la notion de Qualite.
Alice Charlotte OBILOMO
27 avril 2023Sans parfois pouvoir mettre les mots adaptés aux différents besoins d’une organisation, encore plus à l’heure où les propriétaires de certaines entreprises ont des besoins de plus en plus accrus face à une compétitivité féroce, se doter de ces outils et les appliquer trouve son fondement. Les réponses adaptées s’avèrent nécessaires lorsque l’un des buts d’une entreprise est d’optimiser ses résultats. Avec aussi principalement un manuel de procédures et la veille mise en place pour son application, cela permet d’assurer la pérennité de l’entreprise. Bravo!
TOLALE
20 mai 2023Merci pour votre commentaire et, vous avez pleinement raison, Notre role consiste aussi en la sensibilisation des petits entrepreneurs sur les enjeux de la qualite.
Blandine
27 avril 2023Bravooo Mme
Très beau texte. Assez fluide.
Il serait vraiment bien d’informer et de former les entreprises quelques soient leurs tailles, sur cette problématique qui est un gage à une croissance certaine des organisations.
TOLALE
20 mai 2023Vous avez vu juste, merci. Effectivement, nous profitons de cette plateforme entre autres pour faire la sensibilisation, meme de micorentrepreneurs, sur les enjeux de la qualite.